Esqueça as cartas da Receita Federal: o que é o DTE e por que as empresas devem ficar de olho nesse canal para evitar irregularidades na operação?

O Domicílio Tributário Eletrônico (DTE) modernizou as comunicações da Receita Federal com as empresas brasileiras. Substituto das cartas em papel e de publicações no Diário Oficial da União, o DTE se tornou o canal oficial de intimações, notificações e comunicados para os contribuintes.

Por meio do sistema, é possível que as companhias inscritas no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) tenham acesso a informações importantes de forma concentrada no ambiente online e se atualizem sobre eventuais obrigações fiscais.

Porém, é necessário que o dono da companhia tenha o compromisso de acompanhar o sistema — porque ignorá-lo pode gerar problemas com a Receita Federal.

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Entenda a seguir como funciona o canal oficial de comunicações e como checar as informações por meio do sistema.

O que acontece se a empresa não acompanhar o DTE?

Não é preciso criar uma conta específica no sistema do DTE porque o processo é 100% automático para quem já tem CNPJ aberto.

As comunicações são realizadas por meio da Caixa Postal disponível no Portal e-CAC e a responsabilidade de checá-las é inteiramente da empresa.

Portanto, é indispensável que o contribuinte — ou seus representantes legais — tenha o hábito de acompanhar a ferramenta.

Isso porque o sistema autoriza que, mesmo que a companhia não tenha visto o comunicado, as exigências e penalidades sejam colocadas em prática a partir de 15 dias contados do dia seguinte ao registro da comunicação, graças à ciência tácita do Decreto nº 70.235, de 1972.

Na prática, essa regra considera que o contribuinte está ciente do conteúdo da notificação, intimação e comunicado, mesmo que não tenha aberto a mensagem. A partir disso, prazos começam a contar, exigências passam a valer e eventuais penalidades podem ser aplicadas.

Devido a essa regra, a Receita Federal recomenda que a caixa postal seja consultada, pelo menos, a cada duas semanas.

Cabe ressaltar que as empresas optantes do Simples Nacional continuam tendo o Domicílio Tributário Eletrônico do Simples Nacional (DTE-SN). O sistema é utilizado para comunicações com os contribuintes do regime, incluindo o microempreendedor individual (MEI), as microempresas (MEs) e empresas de pequeno porte (EPPs).

Estas empresas, inclusive, devem ter uma atenção especial no momento. Entre os dias 20 e 23 de março, a Receita Federal disponibilizou no DTE-SN os Termos de Exclusão do regime, acompanhados dos respectivos Relatórios de Pendências, para contribuintes com débitos junto ao órgão e/ou à Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional.

Ao todo, 1.102.924 empresas foram notificadas —, concentrando um volume expressivo de pendências que soma cerca de R$ 12,9 bilhões. O contribuinte terá 90 dias da data de ciência do Termo de Exclusão para regularizar seus débitos e não ser excluído do regime tributário simplificado.

Como acessar o DTE?

O passo a passo para acessar os comunicados da Receita Federal no sistema é simples. Basta:

1. Acessar o Portal e-CAC ;
2. Fazer o login na plataforma;
3. No menu principal do e‑CAC, clicar em “Outros” e em “Caixa Postal”;
4. Ter acesso a intimações e comunicações oficiais, ver mensagens lidas e não lidas, e conferir prazos legais.

Para reduzir o risco de perda de prazos, a Receita Federal permite o cadastro de alertas automáticos no Portal e-CAC. O contribuinte pode informar até três endereços de e-mail e três números de celular para receber avisos sempre que houver novas mensagens na Caixa Postal.

O cadastro pode ser feito no menu “Outros” e, em seguida, em “Cadastrar alerta de e-mail e SMS”.

Cabe lembrar que os alertas funcionam apenas como aviso e o Fisco diz não se responsabilizar pelo não recebimento por depender de internet e sinal de celular.

Para evitar golpes, a Receita destaca que sempre usa o domínio @rfb.gov.br nas comunicações e os alertas não solicitam informações pessoais e nem possuem links anexados.