Misturar dinheiro da empresa com o pessoal pode levar o negócio à falência — veja como separar as contas

Quando uma empresa começa a dar certo, o empreendedor pode olhar para o dinheiro que está na conta e pensar: “Tem dinheiro, então posso pagar”. O problema é que nem toda a quantia disponível no caixa da empresa está, de fato, livre para ser usada como ele bem entender.

Uma parte pode estar destinada ao pagamento de impostos, outra à folha de pagamento e outra às despesas da própria operação. No entanto, o que acontece é que o empreendedor começa a usar o valor para abastecer o carro, pagar a escola dos filhos e até fazer compras do dia a dia para a casa.

O problema é que ele começa a perder a noção de quanto a empresa realmente fatura, quanto gasta e, principalmente, se está dando lucro ou prejuízo. E é uma questão recorrente entre pequenos negócios.

Uma pesquisa recente da Cora, instituição financeira voltada para pequenas e médias empresas (PMEs), mostrou que 69% dos empreendedores ainda misturam o dinheiro da empresa com o da vida pessoal.

“Parece um tema básico, mas as empresas quebram mais em função dessa falta de separação de planejamento de caixa do que por falta de cliente”, diz Thalita Medeiros, consultora de negócios do Sebrae, em entrevista ao Seu Dinheiro.

Por isso, separar as finanças pessoais das profissionais não é apenas uma questão de organização. É uma forma de saber se a empresa consegue se sustentar e quanto dinheiro pode realmente sair dela.

O que acontece quando o empresário mistura os dois bolsos?

Se o dinheiro que entra na empresa é usado tanto para pagar fornecedores e funcionários quanto para despesas pessoais, fica muito mais difícil acompanhar as entradas e saídas e entender se a operação está funcionando.

Com isso, o caixa vai sendo reduzido sem que o empreendedor necessariamente perceba o impacto que aquilo terá nos próximos dias ou meses. E o efeito pode afetar o crescimento da empresa.

Quando chega a hora de procurar um empréstimo, financiamento ou uma linha para investir no negócio, a falta de organização dificulta a apresentação das informações financeiras.

O empreendedor “não consegue consolidar as informações do seu negócio”, segundo a consultora.

As retiradas não podem ser descontroladas

O primeiro passo é mudar a mentalidade e entender que o dinheiro que está na conta da empresa não é o mesmo dinheiro do empreendedor. Parece super básico, mas é aí que está o maior desafio.

“O negócio tem compromissos. Há impostos, folha de pagamento e outras despesas da operação. Se o empresário retira dinheiro antes de considerar essas obrigações, pode faltar recurso justamente quando a empresa precisar pagar suas contas”, afirma.

Se o empreendedor não pode simplesmente retirar dinheiro da empresa sempre que precisar, como ele paga as próprias contas? A resposta é o pró-labore, que funciona como o salário do sócio.

Um dos erros apontados pela consultora é justamente começar o negócio com a ideia de que não haverá retiradas. A princípio, pode parecer uma boa estratégia deixar todo o dinheiro dentro da empresa para ajudar o negócio a crescer.

“Mas em algum momento esse empresário vai querer fazer essas retiradas e aí elas viram retiradas descontroladas”, afirma. Nesse caso, em vez de definir previamente quanto pode receber, o empresário passa a tirar dinheiro conforme as necessidades aparecem.

E aí fica muito mais difícil saber quanto a empresa realmente precisa para funcionar.

Como definir o valor do pró-labore?

Não existe um valor mágico que sirva para todos os negócios. A ideia é encontrar uma quantia que faça sentido para as necessidades pessoais do empreendedor, mas que não comprometa a capacidade financeira da empresa.

A recomendação também é estabelecer pelo menos um salário-mínimo para que o empresário se acostume com a lógica de ter uma remuneração definida e entenda como viver com aquele valor.

Conforme o negócio amadurece e o empreendedor entende melhor seu faturamento, esse valor pode ser ajustado.

Mas atenção: não adianta definir um pró-labore que a empresa não consegue pagar. Por isso, é importante acompanhar o faturamento e observar o comportamento do caixa.

O acompanhamento constante do dinheiro

Para saber de verdade como está a saúde financeira do negócio, é preciso acompanhar o que entra e o que sai.

Para isso, Medeiros aponta duas ferramentas fundamentais: o fluxo de caixa e o Demonstrativo de Resultado do Exercício, conhecido como DRE.

O fluxo de caixa precisa ser analisado diariamente. A ideia é registrar as entradas e saídas do negócio para saber quanto dinheiro efetivamente está disponível e quais compromissos estão por vir.

Esse acompanhamento é importante para a sobrevivência diária da empresa e também para entender a necessidade de capital de giro.

Afinal, um negócio pode até ter vendas e clientes, mas ficar sem dinheiro disponível para pagar suas obrigações.

Já o DRE deve ser analisado mensalmente para entender se a operação é rentável a longo prazo.

Conta PJ: quando abrir?

Ter uma conta separada para a pessoa jurídica é um passo essencial para colocar em prática a separação entre o dinheiro da empresa e o da pessoa física.

Segundo Medeiros, o ideal é abrir a conta jurídica assim que o empreendedor tiver o CNPJ da empresa em mãos.

Há outro motivo importante: ela também começa a construir um relacionamento entre o negócio e a instituição financeira.

“Quanto mais relacionamento, maiores são as chances de conseguir um valor para uma linha de investimento ou capital de giro”, afirma a especialista.

A movimentação da conta jurídica cria um histórico do negócio. Com o tempo, a instituição financeira passa a ter informações sobre aquela empresa e sua movimentação.

Também é importante para ter uma separação mais clara no dia a dia — algo que muitos empreendedores ainda não fazem.

Segundo a pesquisa da Cora, 45% dos entrevistados até têm contas diferentes para pessoa física e jurídica, mas transferem recursos entre elas ocasionalmente.

O cartão da empresa, por exemplo, deve ser usado apenas para despesas do negócio, como viagens de trabalho.

E a reforma tributária? O cuidado com o caixa deve ficar ainda maior

Se separar as contas já é importante hoje, a gestão do dinheiro tende a exigir ainda mais atenção com as mudanças da reforma tributária. Um dos pontos citados pela consultora é o chamado split payment.

O mecanismo muda o caminho percorrido pelo dinheiro dos impostos. Em vez de o valor referente aos tributos passar pelo caixa da empresa antes do recolhimento, essa parcela é enviada diretamente ao governo no momento da transação.

E isso tem uma consequência importante para o empreendedor: menos dinheiro transita pelo caixa da empresa.

Hoje, quando o valor dos tributos passa pela conta da empresa antes do recolhimento, esse dinheiro compõe temporariamente o volume de recursos que circula pelo negócio.

O split payment pode reduzir o capital de giro disponível e exigir ainda mais atenção do empreendedor ao dinheiro que efetivamente estará à disposição da empresa.

“Os empreendedores precisam olhar para essa mudança com bastante atenção, já que isso causará uma redução no volume de dinheiro que transita pelo caixa”, diz.