IA parece complicada para pequenos negócios? Entenda como começar aos poucos e ganhar produtividade

Você provavelmente está cansado de ouvir falar inteligência artificial para lá e para cá, e pode até pensar que todo mundo está usando IA nos negócios, menos você. Bom, se você está sentindo isso, saiba que não está sozinho.

Embora a inteligência artificial seja o tema favorito atualmente no mundo dos negócios e das carreiras, o movimento para as PMEs ainda está bem no início.

Segundo a pesquisa TIC Empresas 2025, do Centro Regional de Estudos para o Desenvolvimento da Sociedade da Informação, 17% das empresas brasileiras com dez ou mais pessoas ocupadas declararam utilizar aplicações de IA no ano passado, contra 13% em 2024.

Entre as empresas pequenas, com 10 a 49 pessoas ocupadas, a adoção passou de 10% para 15%. A pesquisa considera como médias as empresas com 50 a 249 pessoas ocupadas.

O dado mostra que a adoção ainda está longe de ser universal, mas também que a distância entre pequenas e grandes empresas começa a diminuir. Nas companhias com 250 funcionários ou mais, o uso de IA chegou a 50% em 2025.

Onde está o desperdício tempo nas empresas que a IA pode resolver?

O primeiro passo para pequenas e médias empresas que estão querendo inserir IA na operação é entender que não é necessário criar um sistema sofisticado, mas entender como a tecnologia pode simplificar um processo para salvar tempo do empreendedor.

“Hoje o principal gargalo é que uma pequena empresa trabalha com uma equipe enxuta, mas em um trabalho operacional grande, com processos manuais e pouca padronização”, afirma Alexandre Giraldi, consultor de negócios do Sebrae-SP, ao Seu Dinheiro.

Ele explica que é comum o empreendedor concentrar funções de atendimento, vendas, gestão financeira e relacionamento com clientes, enquanto os processos permanecem descentralizados em e-mails, WhatsApp e planilhas.

Esse cenário cria oportunidades para aplicações relativamente simples de IA.

Entre os exemplos citados pelo especialista estão responder perguntas repetitivas, confirmar agendas, enviar lembretes, atualizar cadastros, renomear documentos, elaborar relatórios, fazer cobranças, acompanhar pagamentos e transformar reuniões em atas.

No escritório de advocacia, por exemplo, a IA pode auxiliar na organização e no resumo de documentos e reuniões. Em uma contabilidade, pode ajudar a classificar informações e identificar documentos faltantes.

Já uma clínica de saúde pode utilizar a tecnologia para confirmação de consultas e comunicação com pacientes, desde que respeitados os cuidados necessários com dados pessoais.

Mas então, como começar?

Começar pelo problema, não pela ferramenta

Um dos principais erros, segundo Giraldi, é escolher primeiro a tecnologia e só depois procurar uma aplicação para ela.

“A primeira decisão não é sobre qual IA utilizar, mas qual o problema a gente quer resolver com essa aplicação”, afirma.

A recomendação é mapear os processos e identificar aqueles que são frequentes, repetitivos e previsíveis. Tarefas que se repetem várias vezes por semana e seguem um padrão são candidatas naturais à automação ou ao uso de IA.

Para quem nunca utilizou a tecnologia, Giraldi sugere uma evolução gradual.

“Na área administrativa tem toda a separação de todos os documentos dos clientes. Extrair data, valor, identificar documentos faltantes etc. Principalmente em áreas de serviços, fazer resumo de reuniões e resumo de pendências. Existe ali um potencial de ganho com IA muito grande”, diz Giraldi.

O financeiro também pode ser um ponto de partida. Conciliação bancária, classificação de despesas, acompanhamento do fluxo de caixa e previsão de receitas estão entre os processos nos quais ferramentas digitais podem reduzir trabalho manual.

No comercial, a tecnologia pode ajudar a acompanhar oportunidades e fazer follow-ups de propostas que poderiam acabar esquecidas.

Resumos de reuniões, elaboração de atas, classificação de documentos, identificação de dados faltantes em planilhas e apoio na criação de propostas comerciais estão entre os exemplos de baixo risco citados por ele.

E é importante lembrar que não tem que ter todos os processos perfeitos, com tudo em ordem, para começar.

“Assim como toda implementação de nova tecnologia, foque em começar e, com o tempo, melhorar”, afirma.

Antes de implementar, estabeleça uma linha de base

A adoção de IA também precisa ser acompanhada por indicadores. Antes de automatizar um processo, a empresa deve saber quanto tempo, dinheiro ou pessoas são atualmente necessários para executá-lo.

Giraldi recomenda estabelecer uma “linha 0” antes do projeto: medir, por exemplo, quanto tempo a equipe leva para classificar e-mails, quantos documentos são processados, qual é o tempo médio de resposta ao cliente, qual é a taxa de retorno de clientes ou quantas vendas são realizadas.

Ivy Cristiny, mentora de negócios e especialista em inovação, reforça a necessidade de acompanhar processos para ter indicadores reais.

Segundo ela, a empresa deve ter indicadores relacionados diretamente ao serviço que pretende melhorar para conseguir comparar o cenário anterior com o posterior à adoção da tecnologia. “Monitore processos antes, durante e depois da implementação da IA. Analise os custos”, recomenda Ivy.

Esse acompanhamento é especialmente importante porque a utilização de IA pode gerar custos que nem sempre são percebidos na rotina.

Ivy chama atenção para o consumo de créditos ou tokens das ferramentas de inteligência artificial e para o risco de a empresa começar a utilizar IA indiscriminadamente em tarefas que poderiam continuar sendo realizadas de maneira mais simples.

“Mesmo em casos de assinatura de algum serviço de IA, ela deve ser medida por créditos, isto é, quanto custa para a empresa cada vez que ela é utilizada. Isso ajuda a medir se, de fato, aquela ferramenta é necessária para aquela tarefa.”

IA não substitui a revisão humana

Outro ponto de atenção é a confiabilidade das respostas. Ivy é categórica: “Nenhum tipo de tarefa realizada por IA deve ser feito sem supervisão humana. Nenhuma tarefa deve ser entregue sem um humano validando a informação.”

A preocupação está relacionada às chamadas “alucinações”, quando um sistema produz uma resposta incorreta ou inventada com aparência de informação verdadeira. Em atividades profissionais, como advocacia, contabilidade ou saúde, uma informação equivocada pode ter consequências relevantes.

Giraldi também aponta como erro a confiança absoluta nas respostas da IA. “Ela nunca te deixa sem resposta, mesmo sendo a resposta errada”, afirma. Para ele, é necessário definir quem será responsável pela revisão das informações e manter a equipe envolvida no processo de implementação.

A própria pesquisa TIC Empresas 2025 indica que a adoção brasileira ocorre principalmente por meio de soluções já disponíveis no mercado: 80% das empresas que utilizam IA adquiriram softwares ou sistemas prontos, enquanto 60% contrataram fornecedores externos para desenvolver ou adaptar soluções.

Dados de clientes exigem cuidado

Para negócios tradicionais, segurança e privacidade são outro ponto central, como em casos de informações fiscais e bancárias, societárias ou até dados de saúde de clientes.

Giraldi recomenda anonimizar dados quando possível, evitar inserir informações sensíveis em ferramentas sem avaliação prévia e analisar os contratos e as políticas das plataformas.

“Tem que ficar atento, observar a LGPD, para você poder cuidar dos dados, principalmente os de clientes”, afirma.

Isso significa que a empresa não deve simplesmente copiar um documento de cliente e colá-lo em qualquer ferramenta de IA. Antes, é necessário entender como os dados serão tratados, armazenados e utilizados pelo fornecedor.

IA na prática: para cada necessidade, por onde começar?

1. Atendimento

Mapeie as dúvidas mais frequentes e comece usando uma ferramenta de IA para criar e testar respostas. Se o volume justificar, o próximo passo pode ser um chatbot, capaz de responder automaticamente às perguntas mais simples e encaminhar as demais para uma pessoa.

Exemplo: uma clínica pode começar usando o ChatGPT para elaborar respostas padronizadas sobre horários e formas de pagamento. Depois, pode implementar um chatbot no site ou em um canal de atendimento para responder essas perguntas automaticamente.

O que é preciso: para testar respostas, basta uma ferramenta de IA online. Um chatbot integrado ao atendimento normalmente exige uma plataforma específica. Algumas oferecem planos gratuitos, mas recursos mais avançados costumam ser pagos.

2. Financeiro

Escolha uma tarefa repetitiva, como classificação de despesas, cobrança ou análise de planilhas. O próprio ChatGPT ou Gemini podem ajudar a organizar dados, analisar uma planilha e preparar textos de cobrança, desde que as informações sejam inseridas de forma segura.

Exemplo: uma pequena agência pode enviar uma planilha sem dados pessoais desnecessários e pedir à IA que classifique as despesas por categoria ou identifique os maiores gastos.

O que é preciso: para tarefas pontuais, uma ferramenta como o ChatGPT pode ser suficiente e funciona online. Para fazer a tarefa automaticamente sempre que uma nova informação chegar, será necessário conectar a IA aos sistemas utilizados pela empresa, normalmente por uma ferramenta de automação ou integração.

3. Documentos

Use IA para organizar arquivos, extrair informações, resumir documentos ou identificar o que está faltando. Ferramentas online e gratuiras podem fazer esse trabalho a partir de arquivos enviados pelo usuário.

Exemplo: um escritório de contabilidade pode utilizar IA para analisar uma relação de documentos e apontar quais itens ainda não foram enviados pelo cliente.

O que é preciso: em muitos casos, apenas uma ferramenta de IA online. Não é necessário instalar um programa. Para documentos com informações pessoais ou confidenciais, porém, é preciso verificar antes como a ferramenta trata os dados.

4. Comercial

Use IA para acompanhar propostas e leads e preparar follow-ups. O ChatGPT ou o Gemini podem, por exemplo, transformar informações sobre um cliente em uma sugestão de mensagem personalizada.

Exemplo: uma empresa pode fornecer à IA o histórico de uma negociação e pedir uma sugestão de mensagem para retomar o contato com um cliente que não respondeu à proposta.

O que preciso: para fazer isso manualmente, uma ferramenta simples e online é suficiente. Se a intenção for que o sistema identifique sozinho quais clientes precisam de follow-up e envie ou programe as mensagens, será necessária uma automação integrada ao CRM, e-mail ou outro sistema da empresa.

5. Reuniões e tarefas administrativas

Comece por aplicações simples, como transformar reuniões em atas, listar pendências, elaborar relatórios ou organizar informações.

Exemplo: uma reunião pode ser transcrita por uma ferramenta de IA e transformada em um resumo com decisões, tarefas e responsáveis.

O que é preciso: existem ferramentas de reunião que fazem transcrição e resumo automaticamente (do Google, no caso do Meets ou da Microsoft, no caso do Teams), além de recursos de IA que permitem trabalhar sobre o texto posteriormente. Em geral, o uso é online ou pelo aplicativo; não é necessário instalar uma infraestrutura própria.

6. Meça antes de escalar

Antes de contratar uma plataforma ou criar uma automação, registre quanto tempo a tarefa consome hoje. Depois do teste, compare o resultado.

Exemplo: se uma funcionária gasta oito horas por semana organizando documentos, teste a IA durante algumas semanas e verifique quanto desse tempo foi efetivamente economizado, considerando também o tempo necessário para revisar os resultados.

O que é preciso: uma planilha já é suficiente para acompanhar esse primeiro teste. Não é necessário contratar uma ferramenta de gestão antes de comprovar que a aplicação funciona.

Por fim, uma regra geral que vale para todos os setores: para começar, a PME não precisa comprar um sistema de IA nem instalar programas no computador. Muitas ferramentas funcionam pelo navegador ou aplicativo.

OpenAI, Google e Microsoft têm ferramentas que podem ser usadas gratuitamente para uma série de tarefas pontuais, como analisar informações, resumir documentos, trabalhar com planilhas e preparar textos.

A necessidade de uma ferramenta específica aparece quando a empresa quer que a IA execute a tarefa sozinha, de forma recorrente, ou converse diretamente com outros sistemas.