Obrigação para pequenos negócios: nota fiscal começa a valer em setembro para o Simples Nacional – como funciona a NFS-e padrão?

As micro e pequenas empresas que fazem parte do Simples Nacional terão que se adequar a uma nova obrigatoriedade em setembro deste ano: a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) em padrão nacional. Trata-se de um documento de layout único em todo o país, que substitui os modelos antigos que variavam de acordo com os municípios.

A regra não é exatamente uma novidade, já que a mudança estava prevista para se tornar obrigatória em janeiro de 2026. No entanto, o prazo foi adiado.

Agora, o Comitê Gestor do Simples Nacional (CGSN) anunciou, por meio da Resolução nº 189/2026, que, a partir de 1º de setembro, todas as empresas do Simples Nacional terão que emitir as notas exclusivamente por um sistema único, o Emissor Nacional da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica, e não mais pelos sites municipais.

Ou seja, atualmente, cada cidade pode ter um sistema diferente, contanto que siga o layout padrão.

• CONFIRA: Área exclusiva do Seu Dinheiro libera conteúdos extras, cursos, ferramentas e funcionalidades para te ajudar a tomar melhores decisões nos seus investimentos. Acesse de graça aqui 

Com a nova norma, todas as companhias do Simples passarão a usar o mesmo sistema, independentemente de onde atuam.

Uma alternativa em relação ao emissor nacional é o uso de uma Interface de Programação de Aplicações (API), uma tecnologia que pode ser adotada pela empresa para conectar os sistemas diretamente com a Receita Federal.

As regras têm como objetivo padronizar a emissão de notas fiscais e integrar dados tributários entre o governo federal, estados e municípios, principalmente em um contexto de preparação para as novas taxas da Reforma Tributária: o Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS).

A vantagem da unificação

Com os sistemas municipais, companhias com participação em mais de uma cidade precisavam emitir notas em diferentes modelos.

Com a unificação, a expectativa é de redução da complexidade operacional e do trabalho burocrático.

Quais empresas entram no ‘bolo’?

Com a exigência para companhias do Simples Nacional, a nova nota fiscal deve ser emitida por

• Microempresas (ME);
• Empresas de Pequeno Porte (EPP);
• Empresas com pedido de adesão ao Simples ainda em análise; e
• Negócios em disputa administrativa ou com pendências, se houver possibilidade de enquadramento.

Vale lembrar que, para 2027, o prazo para companhias se adequarem ao Simples foi antecipado em três meses, com início em 1º de setembro. Portanto, coincidirá com a data da exigência de notas fiscais, que deve ficar no radar das empresas que solicitarem adesão ao regime.

No caso do microempreendedor individual (MEI), a adoção do padrão nacional não é uma novidade.

Desde setembro de 2023, os MEIs prestadores de serviço já são obrigados a emitir a NFS-e por meio do sistema nacional, conforme estabelece a Resolução nº 169/2022 do Comitê Gestor do Simples Nacional (CGSN).

O MEI deve emitir Nota Fiscal de Prestação de Serviços quando o tomador for pessoa jurídica. Já nas operações com pessoa física, a emissão da nota fiscal continua dispensada.

Reforma Tributária impulsionou NFS-e nacional

A implementação da NFS-e padronizada está diretamente ligada à Reforma Tributária sobre o consumo.

O artigo 62 da Lei Complementar nº 214/2025 determina que União, estados, Distrito Federal e municípios adaptem seus sistemas fiscais para permitir a correta apuração do IBS e da CBS.

Para isso, o novo layout da NFS-e inclui campos específicos para o registro dessas informações, permitindo que os dados sejam compartilhados com o Comitê Gestor do IBS e com as administrações tributárias dos diferentes entes federativos.

• Como declarar imposto de renda sendo MEI ou autônomo? Veja o guia prático: