Hotéis e pousadas serão obrigados a adotar ficha digital dos hóspedes a partir deste mês. Veja o que muda e como se adequar

A rotina de check-in em hotéis e pousadas de todo o país está prestes a mudar. A partir de 20 de abril de 2026, passa a ser obrigatório o uso da Ficha Nacional de Registro de Hóspedes (FNRH) em formato totalmente digital, substituindo o modelo em papel utilizado até então.

A exigência vale para todo o setor — incluindo mais de 39 mil micro e pequenas empresas, segundo o Sebrae — e faz parte de um processo de padronização e modernização previsto na Lei Geral do Turismo.

A obrigatoriedade da FNRH Digital marca o fim definitivo do registro em papel e exige que o setor de hospedagem se adapte a uma rotina mais digitalizada. Para os estabelecimentos, o cumprimento do prazo e a organização da operação serão decisivos para evitar problemas e manter o funcionamento regular.

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O que é a FNRH Digital e o que acontece com hotéis e pousadas que não concluírem a integração?

A FNRH Digital é a versão atualizada do registro obrigatório de hóspedes. O sistema foi desenvolvido para concentrar, em uma única plataforma, todas as informações exigidas por lei, eliminando o preenchimento manual feito no balcão.

A ferramenta inclui funcionalidades como pré check-in, check-in e check-out, com a proposta de tornar o atendimento mais ágil e reduzir erros no registro de dados. Com isso, também se espera melhorar a qualidade das informações utilizadas para estatísticas do setor.

O prazo para adesão vai até 20 de abril. A regularidade no uso da FNRH Digital está vinculada à situação dos hotéis e pousadas no Cadastur, cadastro oficial do turismo.

Na prática, estabelecimentos que não concluírem a integração ao sistema podem enfrentar restrições operacionais. Entre os riscos estão notificações, sanções administrativas e a irregularidade perante órgãos de fiscalização — além da possibilidade de ficarem impedidos de receber hóspedes.

Como funciona o sistema no dia a dia

A digitalização permite que todo o processo de hospedagem seja feito de forma mais distribuída e menos concentrada no balcão.

Uma das estratégias recomendadas é o envio do link de pré check-in logo após a confirmação da reserva. Assim, o hóspede pode preencher seus dados antes da chegada, restando apenas a conferência no local.

Outra alternativa é o uso de QR Codes no saguão, permitindo que vários clientes preencham suas informações simultaneamente em seus próprios celulares, o que ajuda a evitar filas, especialmente em casos de grupos grandes.

Autenticação e segurança dos dados

O sistema permite diferentes formas de preenchimento, mas a autenticação via conta gov.br é a opção recomendada. Nesse formato, os dados do hóspede podem ser preenchidos automaticamente a partir de informações já validadas, e a assinatura física deixa de ser necessária.

Além disso, a validação eletrônica contribui para reduzir inconsistências e riscos de fraude.

As informações coletadas seguem as diretrizes da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Os dados são consolidados sem identificação individual, preservando a privacidade dos hóspedes.

Com a centralização das informações, o Ministério do Turismo passa a ter acesso a dados mais consistentes sobre o perfil dos viajantes, motivos das viagens e meios de transporte utilizados.

Essas informações permitem acompanhar indicadores como taxa de ocupação e apoiar a formulação de políticas públicas voltadas ao setor de hotéis e pousadas.

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Como fazer a adesão à FNRH Digital?

A adaptação de hotéis e pousadas ao novo sistema exige algumas etapas formais e depende da regularização prévia no Cadastur. O processo envolve desde a atualização cadastral até a liberação de acesso à plataforma.

1. Acesso ao Cadastur
   O primeiro passo é entrar no sistema do Cadastur utilizando login e senha da conta gov.br. Esse cadastro precisa estar ativo e regular para que o estabelecimento possa operar dentro das exigências legais.
2. Atualização de dados e indicação de responsável
   Dentro do Cadastur, o empreendedor deve acessar a opção de alteração cadastral ou resolução de pendências. Nessa etapa, é necessário preencher o campo específico indicando o responsável pela Ficha Nacional de Registro de Hóspedes.

Esse responsável será o ponto de contato e o usuário vinculado à operação do sistema digital.

3. Análise pela Secretaria de Turismo estadual
   Após o envio das informações, o cadastro passa por validação da Secretaria de Turismo do estado. Esse processo não é imediato e pode levar até cinco dias úteis.

Somente após essa aprovação o estabelecimento estará apto a avançar para a próxima etapa.

4. Acesso ao sistema da FNRH Digital
   Com o cadastro validado, o empreendedor pode acessar a plataforma da FNRH Digital utilizando a mesma conta gov.br.

A partir daí, o sistema já fica disponível para uso, permitindo o registro digital de hóspedes e a integração com a rotina operacional do estabelecimento.

5. Organização da operação interna
   Além da parte formal, a adaptação envolve ajustes práticos no dia a dia. Entre eles, a definição de como será feito o envio de links de pré check-in, a disponibilização de QR Codes no local e a orientação da equipe sobre o novo fluxo de atendimento.

Esse conjunto de medidas é necessário para garantir que o processo ocorra sem interrupções após o prazo limite.

*Com informações da Agência Sebrae de Notícias