Como declarar imposto de renda como MEI ou autônomo

Quem atua como Microempreendedor Individual (MEI) ou como autônomo geralmente não conta com a ajuda de um contador, e por isso pode ter algumas dúvidas na hora de declarar o imposto de renda 2019 como pessoa física. Nesta matéria eu vou explicar passo a passo como declarar imposto de renda como MEI ou autônomo.

Como declarar imposto de renda como MEI

Em primeiro lugar, é preciso entender que a declaração de imposto de renda da pessoa física ocorre de forma separada da declaração da empresa MEI.

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A declaração de imposto de renda da pessoa jurídica deve ser entregue até 31 de maio e não tem qualquer relação como a declaração de imposto de renda 2019 da pessoa física à qual pertence o MEI.

Só podem ser enquadradas na categoria MEI as empresas com faturamento anual de até R$ 81 mil, e uma das principais funções da declaração de imposto de renda da pessoa jurídica é verificar se o faturamento da empresa ficou dentro deste limite no ano anterior. Caso tenha ultrapassado o teto, a pessoa jurídica passa a ser enquadrada na categoria microempresa.

Já a pessoa física dona do MEI precisa avaliar se ela precisa entregar a declaração do imposto de renda 2019, segundo regras de obrigatoriedade como ter recebido, em 2018, rendimentos tributáveis maiores que R$ 28.559,70 em 2018 ou rendimentos isentos de mais de R$ 40 mil. Confira a lista com todas as regras que obrigam o contribuinte a declarar o imposto de renda 2019.

Se for obrigada a declarar, a pessoa física dona de um MEI deve informar os ganhos recebidos da empresa na sua declaração de imposto de renda 2019 como pessoa física. A parcela isenta dos ganhos deverá ser declarada na ficha de Rendimentos Isentos e não Tributáveis. Já a parcela tributada deverá constar na ficha de Rendimentos Tributáveis Recebidos de Pessoa Jurídica.

Como fazer as contas

Para saber quais são os rendimentos isentos e os rendimentos tributáveis do MEI, você deve fazer o seguinte cálculo, segundo Fabio Pereira da Silva, coordenador do MBA de Gestão Tributária da Faculdade Fipecafi:

1) Some todo o faturamento obtido pelo MEI durante o ano de 2018, entre 1º de janeiro e 31 de dezembro. Suponha que esta soma deu R$ 70 mil.

2) Se sua MEI atuar em comércio, a parcela do faturamento isenta de imposto de renda será de 8%. Se atuar no ramo de serviços, a parcela isenta será de 32%. No exemplo fictício, seria uma isenção de R$ 5.600 no primeiro caso e de R$ 22.400 no segundo caso.

3) Informe o valor isento na ficha de Rendimentos Isentos e Não Tributáveis, código 13 – "Rendimento de sócio ou titular de microempresa ou empresa de pequeno porte optante pelo Simples Nacional, exceto pro labore, aluguéis e serviços prestados". Pronto, a parte de rendimentos isentos já foi resolvida.

4) Agora vamos tratar dos rendimentos tributáveis. Para isso, pegue o valor total do faturamento e subtraia a parcela isenta. No exemplo que estamos usando, seria R$ 64.400 para a empresa de comércio (R$ 70 mil menos R$ 5.600). Para a empresa de serviços, a parcela tributável seria de R$ 47.600 (R$ 70 mil menos R$ 22.400).

5) Some todas as despesas que você teve durante o ano, relacionadas à atividade da sua empresa. Por exemplo, conta de água, luz, telefone, aluguel ou compra de mercadorias. Você deve ter notas fiscais para comprovar todas estas despesas.

6) Subtraia as despesas do montante do valor tributável, e você chegará ao valor a ser declarado na ficha Rendimentos Tributáveis Recebidos de Pessoa Jurídica. Inclua o CNPJ e o nome do seu MEI neste campo.

Suponha que você teve R$ 15 mil em despesas durante o ano. Pelo nosso exemplo, você teria que declarar R$ 49.400 (R$ 64.400 menos R$ 15 mil) como rendimento tributável se tivesse uma empresa de comércio. Se atuasse com serviços, teria que declarar como rendimento tributável o montante de R$ 32.600 mil (R$ 47.600 menos R$ 15 mil).

Se você tiver um contador (é opcional), você pode pedir para ele fazer esta conta para você. Também existe a possibilidade de contratar um contador para fazer apenas este serviço.

Como declarar o imposto de renda 2019 como autônomo

Quem é profissional autônomo, ou seja, presta serviço como pessoa física, também deve tomar alguns cuidados na hora de declarar o imposto de renda.

Se este é o seu caso e você prestou serviços para empresas, cada um dos seus clientes deve te entregar um informe de rendimentos. Neste documento, a empresa vai informar quanto você recebeu de rendimentos de Pessoa Jurídica, assim como qual foi o valor de imposto de renda retido na hora do pagamento.

Se você atendeu dez empresas em 2018, terá dez informes de rendimentos diferentes. Caso algum cliente não tenha entregado este documento, você deve solicitá-lo.

Com estes documentos em mãos, vá até a ficha de Rendimentos Tributáveis Recebidos de Pessoa Jurídica e preencha os dados de acordo com cada informe. Inclua o nome e o CNPJ da fonte pagadora, o valor dos rendimentos recebidos e o imposto retido na fonte. Se houver, preencha também a contribuição previdenciária oficial, 13o salário e IRRF sobre 13o salário.

Autônomo que trabalhou para pessoa física

Os profissionais autônomos que prestaram serviços para outras pessoas físicas em 2018 devem fazer um procedimento diferente na hora de declarar o imposto de renda. É preciso ter recolhido o imposto de renda sobre os rendimentos recebidos dos clientes pessoas físicas até o último dia útil do mês seguinte ao do pagamento.

A apuração do imposto devido, pela tabela progressiva, e a geração de DARF para pagamento devem ser feitos pelo programa Carnê-Leão do ano em que o rendimento foi recebido. Quem perde o prazo precisa pagar multa e juros de mora. O DARF com os encargos pode ser gerado pelo Sicalc, programa da Receita Federal, sob o código 0190, o mesmo do Carnê-Leão.

Na hora de preencher a declaração de imposto de renda 2019, basta importar os dados do programa Carnê-Leão para o Programa Gerador da Declaração.

Uma forma de importar os dados do Carnê Leão é ir até a ficha de Rendimento Tributável recebido de PF/exterior e clicar no botão “Importar dados do Carnê-Leão”, no canto inferior direito da tela. Segundo o professor da Fipecafi, também é possível preencher os dados mensais manualmente.

Livro-caixa

O profissional autônomo pode manter um livro-caixa para lançar as despesas de custeio indispensáveis à obtenção da sua receita e/ou manutenção da sua fonte produtora. É o caso do aluguel do seu espaço de trabalho (consultório ou escritório, por exemplo), bem como das contas de água, luz, telefone, material de expediente ou de consumo no seu local de trabalho.

As despesas lançadas em livro-caixa são dedutíveis da base de cálculo do IR, desde que seja possível comprová-las mediante recibos ou notas fiscais.

Para abatê-las, o autônomo que recebe de pessoa física deve lançá-las mensalmente no programa Carnê-Leão, na coluna destinada ao Livro-Caixa. O próprio programa já calcula a dedução na hora de apurar o IR, e na hora de importar seus dados para a declaração de imposto de renda 2019, os gastos dedutíveis vão junto.

Já o autônomo que recebe de pessoa jurídica deve preencher manualmente a coluna referente ao Livro-Caixa na ficha Rendimentos Tributáveis Recebidos de PF/Exterior.

O limite das deduções de livro-caixa é o valor da receita mensal do profissional. Se em algum mês as despesas superarem as receitas, é possível somar o excesso às despesas dos meses subsequentes até dezembro. No entanto, se as despesas de dezembro ultrapassarem as receitas do mês, o excesso não deve ser informado, nem levado para janeiro do ano seguinte.

Quais despesas podem ser lançadas no livro-caixa

Entram no livro-caixa, por exemplo, gastos com material de escritório, produtos para conservação e limpeza do local de trabalho e até mesmo as benfeitorias feitas no ambiente profissional pelas quais o autônomo, quando locatário, não será reembolsado pelo proprietário - por exemplo, uma reforma no escritório.

Também é possível lançar no livro-caixa despesas com palestras, congressos, seminários e publicações necessárias à atualização profissional, além de gastos com roupas especiais, propaganda da atividade profissional e pagamentos feitos a terceiros, desde que essenciais à geração de receita e manutenção da fonte produtora.

Por exemplo, uma secretária com vínculo empregatício ou mesmo um profissional que não tenha vínculo, mas cujo trabalho seja essencial para o cumprimento dos prazos do serviço prestado pelo autônomo.

Quem trabalha de casa pode lançar no livro-caixa um quinto das suas despesas residenciais, como aluguel, energia, água, gás, taxas, impostos, telefone, telefone celular e taxa de condomínio. Gastos com reparos, conservação e recuperação do imóvel, quando próprio, ficam de fora.

Entre os gastos que não entram no livro-caixa estão transporte, locomoção, combustível, estacionamento e manutenção de veículo próprio, ainda que para exercício profissional. O único profissional que pode incluir essas despesas é o representante comercial autônomo.

A compra de bens só entra no livro-caixa se forem bens de consumo, como material de escritório ou limpeza. Bens duráveis, ainda que necessários ao trabalho, como a instalação de um consultório de dentista ou a instalação de máquinas e móveis, também ficam de fora.

Mais detalhes sobre o livro-caixa você encontra no Perguntão da Receita Federal.

Saiba tudo sobre como declarar imposto de renda.